處理文件大省時,活用Word快速鍵  作者:溫典寰  出處:天下雜誌 359 2006/11

本期Tech-tips進一步教你活用手指,輕鬆解決找功能鍵的困擾,處理文件更有效率。 

密技一:Ctrl+P瞬間開啟列印功能  

只要左手指選擇Ctrl鍵,再加上P,不需滑鼠移到「檔案」功能表,便能進入「列印」介面。通常選擇檔案列印,皆需要滑鼠找到功能列中的「檔案」,再進列印更改各項設定。但現在只要Ctrl+P兩鍵,直接開啟列印功能,免去滑鼠找功能的麻煩。  

貼心小提醒:若搭配使用Ctrl+F2」的切換功能,還能直接開啟或關閉「預覽列印」功能,同樣不須靠滑鼠。 

密技二:全選文章只要Ctrl+A   

要複製整篇文章前,只要Ctrl+A便能全部選取。再配合使用Ctrl+C複製與Ctrl+V貼上,更能縮短時間。與Windows快速鍵一樣,Ctrl+A是通用功能鍵。因此,學會該項功能,使用許多電腦軟體便能更上手。 

密技三:Word便條紙功能Ctrl+Alt鍵+M 

想要在某段文字加上note,只要Ctrl+Alt兩鍵再加M,便能呼叫「註解功能」。 Word註解常用在註明文件出處、待辦事項等,避免遺忘必須處理的內容。若開啟註解,不透過滑鼠找到功能表「插入」裡的註解,也能將繁複的步驟簡化。

貼心小提醒:註解可選擇列印出或不列印,只需在列印功能裡的「列印內容」篩選,便能列出只有文件而沒有註解的漂亮文件。(本功能僅試用在Office XP

密技四:Ctrl+F12立即開啟舊檔    

 使用Word開啟另一文件時,只要Ctrl鍵加上F12,馬上呼叫「開啟檔案」介面。通常開啟舊檔有兩個方式,滑鼠點選功能列圖示,或功能列裡的「檔案」再找到開啟舊檔。但如果學會了Ctrl+F12快速鍵,不須碰觸滑鼠,肯定增加更多工作時間。  

貼心小提醒:除了開啟舊檔外,F12鍵還能開啟「另存新檔」功能,同樣減少在功能列裡找「檔案」再另存新檔的繁複動作。

密技五:標記段落文字使用Shift+「」「  

文件中只想複製幾個字時,左手指按Shift鍵,再加鍵盤上任何十字鍵,減少大費周章使用滑鼠的機會。  

為了複製少許文字,多數人會使用滑鼠來選擇,再配合複製貼上功能。但此舉不僅小題大作,也無法提升工作效率。若能直接在鍵盤上操作Shift鍵加「」、「」,還能更準確地選擇複製的文字。

 

精選12個工程師最愛的好用快捷鍵

本篇為中階版,

基礎版請看「10個基礎快捷鍵,省時好幫手」,

進階版請看「6個進階快捷鍵,切換工具更聰明」

12大好用快速鍵,徹底提高工作效率!

電腦鍵盤頂部的F1F12有什麼功能呢?TabCtrlShiftAlt又有什麼好用的秘訣呢?

這些鍵在過去的DOS系統中很實用,但是在windows作業系統中,很多功能鍵都被滑鼠取代了。然而,這些功能鍵仍然有一些很便捷的作用,還能互相組合成快速鍵!只要善用快速鍵,可以幫你剩下可觀的時間!

1.當你需要幫助時,按F1, Shift+F1WinF1就對了!

F1:如果你在某個程式中需要說明或協助,例如在excel中遇到不會操作的狀況,請按下F1。就可以取得office線上說明,或是叫出Office小幫手;如果你是在資料夾或桌面,按下F1會出現Windows的說明程式。簡而言之,只要使用上有問題,按下F1就對了!

如果你正在使用某個程式,需要Windows幫助時,可按下Win+F1快速鍵叫出幫助程式。(「Win」是在空白鍵左邊,狀似旗幟的按鍵,可以點此看鍵盤圖解),而按下Shift+F1,會出現「What's This?」的幫助視窗。

2.幫檔案改名字,用F2替代右鍵吧

如果你想修改資料夾或檔案的命名,只要選取後按下F2,就會執行[重新命名]功能,相當於你按右鍵後選擇重新命名。

3.快速關閉視窗,就靠 ALT+F4

如果老闆正朝你走來,你想要快速關閉使用中的程式或文件,可以直接按ALT+F4,不必再手忙腳亂地把滑鼠移到X符號上了。

4.  F5不只能重新整理網頁,也能重新整理資料夾,並播放簡報

F5是重新整理鍵,用來更新你正在使用的網頁或資料夾的內容。F5非常好用,假設你插入一個新的光碟,但是你的螢幕仍然顯示前一個光碟的內容,這時只要按下F5更新螢幕,就可以看到新插入的光碟內容了,並可播放PowerPoint簡報檔。

5. Ctrl+F6ALT+Tab幫你快速切換視窗

檔案開太多,讓你切換時花很多時間嗎?Ctrl+F6可以幫助你在最近開啟的幾個Word檔中作切換,而ALT+Tab可以在所有開啟的程式和檔案中作快速切換。

6.擔心寫錯字?按F7幫你拼字檢查!

很多人不知道Office有拼字檢查功能,更多人不知道它的快速鍵就是F7,在你寫完文章後,按一下F7就可以檢查中英文拼字是否正確,讓你省去選取 [工具] 功能表 [拼字檢查] 的時間。

7. Windows Media Player快速調整音量,就靠F9F10

F9F10Windows中沒有任何作用,但在Windows Media Player中非常好用,F9可以用來快速降低音量;F10則是提高音量。

8. F11,讓使用中的視窗瞬間變成全螢幕

windows工作時,按下F11會使IE瀏覽器或資料夾變成全螢幕模式,此時功能表會消失,只剩下重要的工具列,讓你可以在螢幕上看到更多的資訊,再按一次F11就能讓視窗恢復原始大小。

9.快速儲存檔案,使用Shift+F12Ctrl+S 最便捷

Shift+F12Ctrl+S 都是 [檔案] 功能表上的 [儲存] 指令的快速鍵,這兩種組合鍵都能幫你立刻儲存檔案,其中Ctrl+SSsave的簡稱。

10.Ctrl+F12Ctrl+O一秒內開啟舊檔,F12幫你另存新檔

F12組合鍵的功能很多,除了上面提過的Shift+F12之外,單按F12Ctrl+F12也有功能。
Ctrl+F12
Ctrl+O都等於 [檔案] 功能表上的 [開啟舊檔] 指令,這兩種組合鍵都能幫你一秒內開啟舊檔,其中Oold file的簡稱。

F12Windows中沒有作用,但在Office中,按下F12會快速彈出[另存新檔]的視窗,Ctrl + N也有相同功能,NNew file的簡稱。簡而言之,F12都和檔案的儲存有關。

11.找不到頁面中某個字詞?Ctrl + F 幫你找到它Ctrl + H幫你取代它!

在一堆中獎名單中,如何快速找到你的名字?在一堆資料中,如何快速找到某個關鍵字?這時候按下Ctrl + F,輸入你要找的關鍵字,就可以在目前你開啟的頁面中,快速找到包含這個關鍵字的段落,如果這不是你要的段落,可以按「下一個」繼續尋找。

如果你發現報告中某個詞用錯了,但是一個個找出來修改又很困難,這時候Ctrl + H就派上用場了!例如報告中的「小明」統一要改成「小芳」,你可以按下Ctrl + H,在「尋找」欄填上「小明」,取代欄統一填上「小芳」,按下確定就可以了!

12.快速改變字母大小寫,靠Shift+F3就搞定

打字時,切換英文大小寫有時不太便利,你如果常常使用到英文,Shift+F3可以幫你很多忙,只要將你想要改變的字選取起來,按下Shift+F3就可以讓你小寫變大寫、大寫變小寫,如果不小心打錯,只要再按一次就會恢復原狀。

想知道更多好用快速鍵嗎?你可以到Word裡找小幫手,搜尋「快速鍵」,就可以找到你要的資料了!

 

十個必須牢記的快速鍵

作者:李明芳  出處:天下雜誌 347 2006/05

其實,不管是你電腦菜鳥或玩了好幾年的老鳥,隱藏在Windows系統裡的許多快速鍵你可能連聽都沒聽過,別以為這些快速鍵沒有什麼功用,使用這些便利快速鍵所節省下來的時間,可是會幫助你加快工作效率,還可以讓你在LKK的主管前面秀一手呢。
下面就介紹十個你必須牢記的快速鍵:

Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+X
這兩個快速鍵是必須共同使用的,Ctrl+C指的是將選取的檔案(Windows)、文字段落(Word)、數據(Excel)、文字方塊(Powerpoint)等進行「複製」的功能。在進行複製之後,再透過Ctrl+V進行「貼上」。而Ctrl+X的功能則是「剪下」,當然,在剪下任何物件之後,之後只需要再按下Ctrl+V就可以再貼上囉。

Ctrl+S
使用各種軟體的時候,最擔心的就是突然當機之後才發現打好的報告忘了存檔。只要記住Ctrl+S這個快速鍵,就可以在任何時間快速儲存,也不需要用滑鼠在那裡點來點去囉。

Alt+Tab
電腦上滿滿都是執行中的程式讓你眼花撩亂嗎?用滑鼠一個一個點又不曉得要點到什麼時候,這時候你就需要Alt+Tab這個快速鍵,按下Alt+Tab之後就會出現執行程序選單,只要持續按住Alt,再連續按Tab就可以跳到自己想要的程式去了。

Alt+F4  
Alt+F4
這個快速鍵的功能在於「關閉正在執行中的程式」,因此不管你正在IE瀏覽器瀏覽網頁、WORD裡編輯報告,只要按下Alt+F4就會自動關閉程式,省去再移動滑鼠去關閉程式的手續。

Backspace
Backspace
這個按鍵在WindowsIE瀏覽器裡所代表的指令是上一層或上一頁,當你在檔案總管裡太「深入」某一個資料夾之後,只要按下Backspace就可以回到上一層,而瀏覽網頁時也可以使用這個按鍵來幫助回到上一頁。不過在Word等文書處理軟體裡面,Backspace的功能可是「往回刪除」,可別一口氣按著Backspace把自己的心血結晶全部清掉囉。

Shift+Delete
討厭每次刪除檔案之後,還得到資源回收桶去刪除一次才能真正刪除嗎?只要在你選取要刪除的檔案之後,按下Shift+Delete,就能一勞永逸地刪除檔案,不過要用這個快速鍵之前可是要三思,免得挽救不回重要的檔案資料。

F3
F3
這個通用於Windows系統和IE瀏覽器的快速鍵,是你務必要學會的一個快速鍵。在Windows系統裡,按下F3就可以呼叫出「搜尋」功能,可以輸入關鍵字後搜尋電腦裡的檔案。在IE瀏覽器裡,按下F3則是可以切換到自訂的搜尋引擎網站,不需要再輸入搜尋引擎的網址或點選我的最愛囉。

F5
IE瀏覽器上瀏覽網頁時,最常使用到的就是「重新整理」的功能,其實只要按下鍵盤上的F5按鍵,IE就會自動重新整理網頁,不需要在透過滑鼠點選功能選單囉。

Ctrl+Enter
IE瀏覽器裡,Ctrl+Enter算是一個針對懶人所開發出來的快速鍵,只要你在網址的欄位裡輸入google六個英文字母之後,再按下Ctrl+EnterIE瀏覽器就會自動幫你加上www..com,然後連到這個網站,不過對於台灣地區的網站就比較不適用,因為它並沒有自動加上.tw的功能。

空白鍵:
別以為空白鍵只能在Word裡輸入空格,其實在IE瀏覽器裡,按下空白鍵的功能等同於「捲動網頁」,對於長到不像話的網頁來說,空白鍵就會你最好的朋友。

 

Windows鍵盤快速鍵,1秒鐘找到工具列

進階版「6個進階快捷鍵,切換工具更聰明」

 

「活用視窗鍵」技巧,讓你一分鐘上手,縮短工作時程!  

通常在使用電腦時,多半倚賴右手操作滑鼠。但若能活用左手,使電腦操作更簡便,節省更多找工具或檔案的時間。你知道嗎!鍵盤左下方「Windows視窗鍵」就可以讓你使用電腦省時又省力。

(圖1CtrlAlt中間,旗幟圖形是Win視窗鍵位置,簡稱Win

接下來,介紹幾招好用的快速鍵功能給大家參考:

祕技1Win」鍵呼叫開始功能表

只要「Win」按一下,立即開啟「開始」功能表找檔案。通常欲開啟程式,多半會將滑鼠移到介面左下角「開始」功能表,再慢慢找到程式執行,往往耗費許多時間找檔案。若「Win」鍵直接叫出後,能更找到程式,節省繁複步驟。

祕技2最常用快速顯示桌面「Win+D 

透過「Win+D」鍵,切換桌面與正在瀏覽的程式,尋找桌面檔案更快。尤其在使用Word或其它程式時,臨時需要桌面檔案時,多半使用滑鼠點選「顯示桌面」才能關掉正在使用的視窗。若透過「Win+D」鍵,便能迅速關閉視窗,也可再開啟使用中程式。 

貼心小提醒:上班時使用即時通訊聊天,「Win+D」能快速關掉對話視窗。 

祕技3呼叫檔案總管「WinE  

鍵盤只要按「WinE」鍵,「檔案總管」立即跳出。通常使用WordPowepoint時,需要找檔案多半先用滑鼠關掉視窗,再找到「我的電腦」。若直接執行「檔案總管」尋找檔案,節省更多作業時間。 

祕技4:求助「WinF1  

遇到電腦疑問,卻又不知道哪裡可以詢問,立即選「Win+F1」,呼叫Windows幫你解惑。

其實電腦出現問題,除了藉GoogleYahoo!奇摩搜尋引擎外,還可以直接呼叫Windows系統說明,輸入問題後得到解答。 

祕技5:「Win+F」搜尋檔案   Ctrl+F為搜尋內文)

找檔案時只要「Win+F」再輸入檔名,縮短搜尋時間。  通常尋找檔案時,多半會使用滑鼠點選「開始」工具列,找到搜尋再輸入檔名,如此一來將佔據大部份的時間。學會「Win+F」快速鍵,不耗費時間搜尋檔案。 

祕技6:「Win+L」保全電腦資料 

暫離座位時,按「Win+L」登出系統畫面,防止別人使用你的電腦竄改文件。  

為了保全自己的重要文件,離開座位除了螢幕保護程式設密碼外,還可以利用Windows視窗鍵登出電腦,等回到座位後再輸入密碼,還原正在使用的程式介面。

貼心小提醒:本功能適用在Windows XP系統,Windows 2000不適用!

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